Le saviez-vous ? Les archives des EHPAD comme le nôtre dépendent des CCAS et sont des archives publiques, qui sont gérées de façon très spécifique. On ne range pas les archives d’un EHPAD comme on rangerait ses dossiers de factures à la maison. Anne-Sophie Boisselet, archiviste itinérante du CDG79, est mise à disposition pour les collectivités ayant besoin d’archiver ou de mettre à jour leurs archives. Nous l’avons rencontrée et elle a bien voulu répondre à nos questions.
Quel est votre parcours professionnel ?
Dans ma première vie, j’ai été archéologue ! Puis j’ai opéré une reconversion en 2015. Il y a une continuité entre les deux métiers. Dans les deux cas il faut un bon bagage en études d’Histoire, couplé à des notions claires dans les domaines juridique et législatif.
Depuis quand intervenez-vous dans les collectivités publiques ?
Je travaille depuis environ un an en EHPAD, mais pas seulement. Nous sommes sollicités par des communes, des communautés de communes, des syndicats. Les gens pensent à nous souvent quand leurs locaux d’archives arrivent à saturation ou lors d’un déménagement.
Quelle est la spécificité de votre travail en EHPAD, par rapport à d’autres structures ?
Ce qui est spécifique dans votre domaine, c’est qu’outre la partie administrative (comptabilité, administration générale…) vous avez aussi la partie médicale, avec les dossiers médicaux des résidents. Ces informations relèvent du Code de la Santé Publique, le référentiel pour les EHPAD. C’est une approche de classification assez différente.
Pouvez-vous nous expliquer ce que vous faites concrètement avec les archives de l’EHPAD ?
Tout d’abord je dois tout recenser. J’ouvre chaque boîte d’archives. Puis j’utilise des outils de l’organe inter ministériel des archives de France et je dois respecter la DUA (durée d’utilité administrative) attachée à chaque document. La DUA précise combien de temps tel ou tel document doit être conservé, que ce soit dans un temps limité (ex : 10 ans pour les factures) ou ad vitam aeternam dans d’autres cas !
Le système de classement en EHPAD est le suivant : nous l’organisons selon des séries et des sous-séries. Nous pouvons avoir par exemple la série K pour le personnel, la série L pour l’administration, la M pour la comptabilité. Dans cette série M, nous pouvons avoir la sous-série 1M pour la préparation budgétaire, la 2M pour les budgets, la 4M pour la comptabilité générale (dépenses, factures…). J’inscris chaque document dans un inventaire et je rédige un bordereau d’élimination pour les documents qui ne seront pas conservés. Ensuite, les archives départementales valident la destruction des archives, destruction qui ne sera effectivement réalisée que par une entreprise agréée. Ce qui doit être conservé en revanche est classé dans un inventaire où sont notés la série, la sous-série, le contenu de la boîte d’archives, les dates de DUA, avec une cote créée et reportée sur la boîte. Cela permettra aux agents en recherche d’archives de regarder l’inventaire et de trouver les documents concernés grâce à la cote.
La règlementation des archives doit être complexe. Comment restez-vous à la page ?
Il y a en effet une veille réglementaire à effectuer régulièrement, en partie parce que les DUA évoluent. Pour ne donner qu’un exemple, les DUA de l’urbanisme en mairie sont assez fluctuants. Pour les EHPAD, je me réfère au Code de la Santé Publique, mais aussi à des textes de lois parfois très anciens. Le plus ancien remonte au 11 mars 1968 et il est toujours en vigueur !
Les services d’archives départementales se sont fortement modernisés et beaucoup scannent et conservent les archives de façon dématérialisée. Ces technologies sont-elles adaptées aux EHPAD ?
Nous ne numérisons pas les archives des EHPAD. Les archives départementales peuvent le faire car elles ont des scanners spéciaux, et cela vaut plutôt pour des documents anciens et très abîmés. Il n’y a pas de réel besoin de numériser les documents d’archives des EHPAD car ce sont des documents contemporains.
Avez-vous un critère de productivité pour évaluer le temps passé à traiter nos archives ?
Je l’évalue à environ 1,5 m linéaire/jour pour l’EHPAD Aliénor d’Aquitaine. Cette estimation me permet de mieux estimer la charge de travail en jours. Mais il peut y avoir des contretemps, notamment quand des archives sont mal classées ou que des archives surprises surgissent.
Pour finir, quels sont les adjectifs que vous associez spontanément au travail d’archiviste ?
C’est un métier de rigueur, de précision et de patience !
Vous êtes intéressé(e) par le service d'aide à l'archivage du CDG79 ?
Pour en savoir plus : https://www.cdg79.fr/page/447-Aide-a-l-archivage